Qual è uno dei peggiori nemici della buona gestione aziendale? Il disordine! Sì, potrebbe essere proprio il disordine la causa di perdite di tempo, rallentamenti delle attività e spesso tanto nervosismo. Per questo motivo sapere come archiviare i documenti in maniera ordinata è fondamentale al buon funzionamento delle attività aziendali.
Se il tuo archivio, più che a un ambiente professionale e funzionale, assomiglia a uno sgabuzzino pieno di fogli, cartelle e mucchi di documenti sparsi alla rinfusa, sappi che questo articolo fa al caso tuo!
Troverai, infatti, 5 pratici consigli su come archiviare i documenti in maniera organizzata e ordinata che ti permetteranno di migliorare l’efficienza della tua attività.
Alcune aziende, comunque, non hanno la possibilità di archiviare i propri documenti in un luogo fisico, o magari vogliono guadagnare dello spazio prezioso. Sul portale Deposito Merci puoi richiedere il servizio di archivio dei documenti cartacei in tutta Italia e ottenere subito preventivi gratuiti senza impegno!
Come Archiviare I Documenti Cartacei
Che sia una grande azienda o una piccola realtà imprenditoriale, la produzione e l’accumulo di documenti è inevitabile. Pensiamo a tutte le fatture, i contratti, le bollette e i vari documenti amministrativi che è necessario conservare nel corso degli anni! Capire come archiviare tutti questi documenti cartacei permetterà di averli a nostra disposizione e di accedervi con facilità, senza perdere tempo.
Ecco quindi 5 suggerimenti su come organizzare un archivio cartaceo nel migliore (e più funzionale) dei modi:
- Eliminare la documentazione superflua: il primo passo è distinguere i documenti che è necessario conservare da quelli che si possono accantonare. In questo modo ridimensioniamo la quantità di fascicoli e fogli da organizzare!
- Procurarsi il materiale per l’archiviazione: consigliamo di munirsi di faldoni, raccoglitori ad anelli, spillatrici, buste trasparenti, etichette adesive, scadenzari, separatori, scatole in cartone. In base al tipo di documento potrai scegliere l’articolo più adatto alla sua conservazione e archiviazione.
- Dividere i documenti in categorie e sottocategorie: puoi dividere i documenti in grandi gruppi a seconda della tipologia, poi all’interno di queste categorie delineare ulteriori sottocategorie. Un esempio: i contratti potrebbero formare una categoria, che avrà come prima sottocategoria l’anno di stipula.
- Etichettare faldoni e scatole: sembra banale, ma è molto importante catalogare ogni singolo contenitore per ritrovare velocemente il documento contenuto al suo interno. Per facilitare il processo consigliamo di decidere fin da subito il criterio di scrittura da seguire per ogni etichetta, come ad esempio in che ordine segnare la data e a quali documenti corrispondono le varie abbreviazioni.
- Organizza gli spazi dell’archivio: la stanza che utilizzi come archivio dovrà essere accessibile, ordinata e dovrà essere gestita con organizzazione. Sistema i faldoni e i raccoglitori più recenti (o quelli di cui potresti avere più bisogno in futuro) nei ripiani più bassi e raggiungibili, mentre riserva i ripiani meno accessibili ai documenti più vecchi.
Ecco quindi i nostri suggerimenti su come archiviare al meglio i documenti cartacei! Ma esistono delle alternative a questa modalità di archiviazione? Vediamo.
Archiviazione Documenti Aziendali: Quali Sono Le Alternative?
Nell’era digitale in cui viviamo esistono anche altre altre alternative all’archiviazione dei documenti aziendali cartacei, ovvero la digitalizzazione.
La digitalizzazione consiste nel trasformare un documento cartaceo in un file che può essere comodamente archiviato su un pc o in hard disk. In questi casi ci si può avvalere di firme digitali e autenticazioni per garantire l’originalità dei documenti.
Come per il cartaceo, anche l’archiviazione dei documenti aziendali tramite digitalizzazione deve essere ordinata e organizzata, rispettando in linea di principio i consigli elencati sopra.